Hướng dẫn quản trị hệ thống

Phân quyền hệ thống

Bước 1: Tại màn hình danh sách Vai trò (nằm trong mục Danh bạ), nhấn nút + Thêm mới màu xanh ở góc phải.

Bước 2: Điền các thông tin định danh cho vai trò:

Tên vai trò: Nhập tên chức danh (ví dụ: HCNS, Kế toán nội bộ, Trưởng phòng...).
Mô tả: Nhập ghi chú chi tiết về nhiệm vụ của vai trò này (nếu cần).

Bước 3: Thiết lập quyền hạn cụ thể cho vai trò trong bảng Phân quyền:

Full Admin: Gạt nút sang phải nếu muốn cấp toàn quyền hệ thống cho vai trò này.
Phân quyền chi tiết: Nếu không cấp quyền Full Admin, hãy tích chọn vào các ô tương ứng với từng chức năng (như Biến động lương, Báo cáo chấm công...) để cấp quyền:
- Xem: Chỉ được phép xem dữ liệu.
- Thêm / Sửa: Được phép tạo mới hoặc chỉnh sửa.
- Trích xuất: Được phép xuất báo cáo.

Bước 4: Nhấn nút Lưu lại ở góc dưới cùng bên phải để tạo vai trò mới.

Phân quyền chức năng

Nhập tên hoặc mã nhân viên tại thanh tìm kiếm danh sách.
Nhấn + Thêm mới hoặc click vào tên nhân viên để chỉnh sửa.
Cấu hình (Tab Đăng nhập & phân quyền):
1. Gạt nút sang Mở.
2. Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu.
3. Chọn vai trò tương ứng (VD: Nhân viên) tại mục Phân quyền.
Nhấn Lưu lại để hoàn tất.

Phân quyền dữ liệu

Tại màn hình chi tiết, chọn tab Quản lý phòng ban.
Cấu hình phạm vi dữ liệu:
1. Bật nút switch Tất cả phòng ban nếu muốn nhân sự thấy dữ liệu của mọi phòng.
2. Nếu chỉ gán quyền hạn chế, nhấn + Thêm dòng mới, sau đó chọn tên Phòng ban và thiết lập khoảng Thời gian hiệu lực.
Nhấn Lưu lại để ghi nhận thay đổi.

Quy trình xét duyệt

Bước 1: Tại danh sách Quy trình xét duyệt, nhấn vào loại đơn cần thiết lập (ví dụ: Đăng ký nghỉ phép, Tăng ca...).

Bước 2: Tại màn hình chi tiết, trong mục Các bước xét duyệt, nhấn nút cây bút chỉnh sửa.

Bước 3: Trong cửa sổ cấu hình, điền các thông tin:

Nhóm song song: Chọn "Có" (duyệt đồng thời) hoặc "Không" (duyệt tuần tự).
Hình thức xét duyệt: Chọn đối tượng thẩm quyền (Quản lý trực tiếp, Quản lý phòng ban, hoặc Đối tượng cụ thể).
- Lưu ý: Nếu chọn "Đối tượng cụ thể", cần chọn chính xác Phòng ban và Tên người duyệt.
Bỏ qua bước trước: Chọn "Có" nếu cấp này duyệt thì các cấp trước đó được phép bỏ qua.

Bước 4: Nhấn OK để xác nhận bước duyệt -> Nhấn Lưu lại để cập nhật quy trình lên hệ thống.

Quy tắc sinh mã tự động

Bước 1: Tại màn hình Danh sách quy tắc sinh mã, nhấn nút + Thêm mới màu xanh ở góc phải.

Bước 2: Tại màn hình tạo mới, điền các trường thông tin bắt buộc:

Tên quy tắc: Nhập tên gọi gợi nhớ (ví dụ: Mã nhân viên chính thức).
Loại quy tắc: Chọn "Mã chấm công" hoặc "Mã nội bộ" tùy mục đích sử dụng.
Là quy tắc gốc: Bật (ON) nếu đây là quy tắc cha (nếu áp dụng mô hình thừa kế quy tắc).

Bước 3: Thiết lập cách hệ thống tự động tạo chuỗi ký tự:

Mã khởi tạo: Số bắt đầu của dãy số (thường là 1).
Tiền tố / Hậu tố: Nhập ký tự cố định hoặc biến thời gian (ví dụ: nhập -{YY} để tự động lấy 2 số cuối của năm).
Padding: Độ dài của dãy số tự tăng (Ví dụ: Padding là 4 thì số 1 sẽ hiển thị là 0001).
Chu kỳ đặt lại: Chọn thời điểm hệ thống reset bộ đếm về 1 (Hằng tháng, Hằng năm, hoặc Không bao giờ).

Bước 4: Hoàn tất

Bật nút Kích hoạt để quy tắc có hiệu lực ngay lập tức.
Nhấn Lưu lại để hoàn thành.

Quy trình tự động

Bước 1: Tại màn hình Quy trình tự động, chọn tab Xử lý công để xem danh sách các thiết lập hiện có.

Bước 2: Nhấn nút + Thêm mới màu xanh ở góc phải màn hình để mở cửa sổ cấu hình.

Bước 3: Trong cửa sổ Tạo mới quy trình tự động, điền các thông tin:

Chọn kỳ lương: Chọn kỳ lương mà bạn muốn hệ thống tự động xử lý dữ liệu.
Thiết lập chu kỳ: Chọn tần suất chạy là Hằng tuần hoặc Hằng tháng.
Lặp lại: Tích chọn các ngày cụ thể trong tuần, hàng tháng để hệ thống thực hiện lệnh (Ví dụ: Tích chọn "Thứ 7" nếu muốn chạy xử lý công vào thứ 7 hàng tuần).

Bước 4: Nhấn nút Lưu lại để kích hoạt quy trình tự động này.

Quy trình hợp đồng

Bước 1: Tại màn hình danh sách Quy trình hợp đồng, nhấn nút + Thêm mới màu xanh ở góc phải màn hình.

Bước 2: Tại màn hình tạo mới, điền thông tin vào trường Tên quy trình (Ví dụ: Quy trình ký HĐ Thử việc $\rightarrow$ Chính thức). Đây là thông tin bắt buộc.

Bước 3: Trong phần Thiết lập quy trình, nhấn nút + Thêm dòng mới để thêm các loại hợp đồng con nằm trong quy trình này (nhập tên hợp đồng tương ứng vào dòng vừa tạo).

Bước 4: Sau khi thiết lập xong danh sách, nhấn nút Lưu lại ở góc dưới cùng bên phải để ghi nhận quy trình vào hệ thống.

Quản lý field hợp đồng

Mục đích: Cung cấp các mã định danh để gắn vào file mẫu hợp đồng (Word/Excel), giúp hệ thống tự động điền dữ liệu thật khi xuất file.

Bước 1: Tại màn hình Quản lý Field hợp đồng, tìm kiếm trường dữ liệu bạn cần sử dụng trong danh sách:

Nhóm: Phân loại nguồn dữ liệu (VD: Thông tin công ty, Thông tin người lao động).
Trường thông tin: Tên dữ liệu hiển thị (VD: Tên người lao động, Số fax công ty).

Bước 2: Tại dòng chứa thông tin mong muốn, tìm cột Ký tự (hiển thị dạng {...}). -> Nhấn biểu tượng Sao chép (Copy) ở phía ngoài cùng bên phải dòng đó để lưu mã vào bộ nhớ tạm.

Bước 3: Mở file mẫu hợp đồng (Word/Excel) của bạn và Dán (Paste) mã vừa chép vào vị trí tương ứng.

Ví dụ: Tại dòng "Họ và tên:", dán mã {tennguoilaodong}. Khi xuất hợp đồng, hệ thống sẽ tự động thay thế mã này bằng tên thật của nhân viên.

Quản lý lịch nghỉ lễ

Bước 1: Tại màn hình Danh sách:

Theo dõi các lịch nghỉ đang có (Tết, Lễ quốc khánh...).
Nhấn + Thêm mới để tạo lịch nghỉ.

Bước 2: Tại màn hình Tạo/Sửa lịch nghỉ lễ:

Thông tin chung: Nhập Tên lịch nghỉ lễ (bắt buộc) và gạt nút trạng thái sang màu xanh (Hữu hiệu).
Khai báo ngày nghỉ: Tại mục Danh sách ngày lễ, nhấn + Thêm dòng mới để thiết lập thời gian nghỉ cụ thể (Từ ngày - Tới ngày).
Phân quyền: Tại mục Danh sách nhân viên, chọn Chi nhánh hoặc Phòng ban để áp dụng lịch nghỉ này cho nhóm nhân sự đó.

Bước 3: Nhấn Lưu lại để hoàn tất.

Quản lý ngày nghỉ

Bước 1: Tại màn hình Danh sách:

Theo dõi các loại nghỉ hiện có (Phép năm, Thai sản...) và tỷ lệ hưởng lương.
Nhấn + Thêm mới để tạo loại nghỉ khác.

Bước 2: Tại màn hình Tạo mới:

Thông tin định danh: Nhập Ký hiệu viết tắt (bắt buộc) và Tên loại ngày nghỉ.
Chế độ lương:
- Chọn Có lương và nhập tỷ lệ % (ví dụ: 100%) hoặc chọn Không lương.
- Chọn căn cứ tính: Lương cơ bản hoặc Lương đóng bảo hiểm.
Thiết lập khác: Nhập Số ngày nghỉ tối đa hoặc bật tùy chọn Ngày nghỉ bị tính vi phạm nếu cần.

Bước 3: Nhấn Lưu lại.

Quản lý xóa phép

Dùng để hủy bỏ ngày nghỉ thừa hoặc điều chỉnh số dư phép của nhân viên.

Lựa chọn Phòng ban và Nhân viên cần điều chỉnh.
Thiết lập thông tin:
- Loại ngày nghỉ: Chọn loại phép (VD: Phép năm).
- Năm & Phạm vi: Chọn Năm xóa phép và tích chọn xóa Phép tồn (năm cũ) hoặc Phép năm hiện tại.
Cấu hình số lượng:
- Chọn Số phép cần xóa (trừ bớt đi) hoặc Số phép tối đa giữ lại (hệ thống sẽ xóa phần dư ra).
- Nhập số lượng cụ thể vào ô trống.
Nhập Mô tả (lý do xóa) và nhấn Lưu lại.

Quản lý chuyển phép

Bước 1: Lựa chọn Phòng ban (không bắt buộc) và Nhân viên (bắt buộc) cần thực hiện chuyển phép.

Bước 2: Cấu hình thời gian:

Loại ngày nghỉ: Chọn loại phép cần chuyển (ví dụ: Phép năm).
Năm chuyển phép: Chọn năm cũ có phép dư.
Năm nhận phép: Chọn năm mới sẽ nhận số phép này.

Bước 3: Nhập Số phép tối đa được chuyển vào ô trống.

Bước 4: Nhập Mô tả (bắt buộc) về lý do chuyển đổi và nhấn Lưu lại để hoàn tất.