​ Hướng dẫn sử dụng E365 HRM

Đăng nhập hệ thống Quản lý Lịch làm việc cá nhân Quản lý Nhân viên Quản lý Đơn từQuản lý Phân ca Quản lý Xét duyệt Quản lý Bảng công Quản lý Bảng lươngImport dữ liệu chấm côngQuản lý nghiệp vụ

Đăng nhập hệ thống

Bước 1. Nhập thông tin tài khoản:

  • Tại ô TÊN ĐĂNG NHẬP, nhập chính xác tên tài khoản hoặc mã nhân sự đã được cấp.
  • Tại ô MẬT KHẨU, nhập mật khẩu bảo mật tương ứng. Người dùng có thể nhấn vào biểu tượng Con mắt gạch chéo ở góc phải ô nhập để hiển thị/ẩn mật khẩu nhằm kiểm tra tính chính xác.

Bước 2. Nhấn nút Đăng nhập -> ở phía dưới để hệ thống xác thực thông tin và chuyển hướng vào trang chủ quản trị.

 

Quản lý Lịch làm việc cá nhân

Mục này giúp người dùng theo dõi tổng quan tình trạng công, lịch làm việc chi tiết trong tháng/kỳ lương và chủ động cấu hình các thiết lập cá nhân trên hệ thống.

Bước 1. Xem tổng hợp công và Lịch làm việc

  • Hệ thống cung cấp các thẻ đếm trực quan ở phía trên để người dùng nắm bắt nhanh tình trạng trong tháng/kỳ lương hiện tại, bao gồm: Số ngày có mặt, Vắng không phép, Nghỉ phép, Lễ / Ngày nghỉ.
  • Người dùng có thể linh hoạt chọn bộ lọc theo tab Theo tháng hoặc Kỳ lương.
    • Sử dụng nút điều hướng mũi tên < và > để chuyển đổi nhanh qua lại giữa các tháng hoặc các kỳ lương cần theo dõi.
  • Toàn bộ lịch trình được hiển thị trực quan dưới dạng lịch tháng. Mỗi ô ngày sẽ hiển thị rõ mã ca làm việc đi kèm các chấm màu biểu thị trạng thái cụ thể của ngày đó.

Bước 2. Xem chi tiết ngày làm việc và Xử lý đơn từ nhanh 

  • Khi phát hiện ngày có bất thường hoặc muốn xem chi tiết, người dùng Click chọn một ngày bất kỳ trên lịch tháng.
  • Một thanh Panel quản lý thông tin ngày sẽ xuất hiện ở phía bên phải:
    • Thông tin ca & Dữ liệu chấm công: Hiển thị chi tiết ca làm việc được xếp và giờ chấm công thực tế.
    • Xử lý đơn từ tại chỗ: Hệ thống liệt kê danh sách các đơn từ liên quan đến ngày đó (Đăng ký ca, tăng ca, nghỉ phép...). Đối với các đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt, người dùng có thể nhấn nút Hủy đơn trực tiếp tại panel này mà không cần truy cập vào menu Đơn từ.

Bước 3.  Thiết lập tài khoản và Tuỳ chỉnh cá nhân

  • Click vào ảnh đại diện hoặc tên tài khoản ở góc trên cùng bên phải màn hình, chọn Cài đặt.
  • Form cấu hình cá nhân sẽ hiển thị ở thanh Panel bên phải, cho phép thực hiện nhanh các thao tác:
    • Đổi mật khẩu: Cập nhật lại mật khẩu mới cho tài khoản.
    • Cấu hình kỳ lương: Thiết lập ngày bắt đầu mặc định cho kỳ lương cá nhân.
    • Tùy chỉnh giao diện & Ngôn ngữ: Chuyển đổi linh hoạt chế độ nền (Tối/Sáng) và ngôn ngữ hiển thị hệ thống (Tiếng Việt / Tiếng Anh).

 

Quản lý Nhân viên

Mục này dành cho Admin/HR để quản lý toàn bộ danh sách nhân sự, theo dõi biến động trạng thái và thực hiện thêm mới nhân viên vào hệ thống.

Bước 1. Xem danh sách và lọc thông tin nhân viên

  • Truy cập vào mục Nhân viên trên thanh menu điều hướng bên trái.
  • Hệ thống cung cấp các thẻ đếm số lượng trực quan ở phía trên: Tổng nhân viên, Đang làm việc, Nhân viên mới, Nghỉ việc mới, Tổng đã nghỉ việc.
  • Bạn có thể tìm kiếm nhanh bằng ô nhập dữ liệu (Mã NV, tên, phòng ban...) hoặc lọc theo danh mục: Chi nhánh, Phòng ban, Chức vụ, Chức danh, Trạng thái.

Bước 2. Thêm mới nhân viên

  1. Nhấn nút + Thêm nhân viên ở góc trên bên phải màn hình.
  2. Một Form nhập liệu Thêm nhân viên mới sẽ xuất hiện ở phía bên phải. Người dùng tiến hành hoàn thiện các nhóm thông tin:
    • Thông tin cá nhân: Họ, Tên (bắt buộc), Giới tính, Ngày sinh, Số CMND/CCCD.
    • Liên hệ: Địa chỉ Email, Số điện thoại.
    • Công việc: Chọn Ngày vào làm (bắt buộc), thiết lập Mã nhân viên và Mã chấm công (Có thể tích chọn Tự động tạo mã), sau đó chọn Chi nhánh và Phòng ban quản lý tương ứng.
  3. Sau khi điền đầy đủ dữ liệu, nhấn Tạo nhân viên để lưu hồ sơ vào hệ thống (hoặc nhấn Hủy để đóng form).

Quản lý Đơn từ

Hệ thống cho phép người dùng theo dõi danh sách, trạng thái đơn từ và tạo mới các loại đơn phục vụ cho nhu cầu nhân sự bao gồm: Nghỉ phép, Ca làm việc, Tăng ca, Công tác, và Điều chỉnh công.  

Bước 1. Theo dõi trạng thái Đơn từ

  • Truy cập và phân loại: Vào mục Đơn từ từ menu bên trái. Hệ thống chia sẵn các tab loại đơn cụ thể: Nghỉ phép, Ca làm việc, Tăng ca, Công tác, Điều chỉnh công.
  • Theo dõi số lượng đơn theo bộ lọc trạng thái: Các thẻ màu phía trên giúp người quản lý nắm bắt nhanh số lượng đơn: Tổng đơn, Chờ duyệt, Đang duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Hủy duyệt, Đã hủy.
  • Thông tin bảng dữ liệu: Bảng danh sách hiển thị các thông tin chi tiết được thay đổi linh hoạt tùy theo tab đơn được chọn.

Bước 2. Tạo đơn mới theo từng danh mục

Để tạo đơn, người dùng chọn tab loại đơn tương ứng cần tạo, sau đó nhấn nút + Thêm đơn mới ở góc trên bên phải. Hệ thống sẽ hiển thị một form nhập liệu ở thanh Panel bên phải.

Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc (có dấu *) theo từng loại đơn trên tab hiển thị:

1. Đơn Nghỉ phép

  • Loại nghỉ phép: Chọn loại phép từ danh sách thả xuống (Ví dụ: Phép năm, Nghỉ thai sản, Phép năm (PN)...).
  • Thời gian: Chọn ngày bắt đầu (Từ ngày) và ngày kết thúc (Đến ngày).
  • Lý do: Nhập lý do nghỉ phép cụ thể.
  • Ghi chú: Điền thêm thông tin bổ sung (nếu có).

2. Đơn Ca làm việc

  • Thời gian: Chọn ngày bắt đầu (Từ ngày) và ngày kết thúc (Đến ngày) để đăng ký chuyển đổi ca.
  • Lý do: Nhập lý do đăng ký/thay đổi ca làm việc.
  • Ghi chú: Điền thêm thông tin bổ sung (nếu có).

3. Đơn Tăng ca

  • Ngày tăng ca: Chọn ngày thực hiện tăng ca.
  • Ca làm việc: Chọn ca làm việc tương ứng cần tăng ca từ danh sách thả xuống.
  • Số giờ tăng ca: Nhập số giờ làm thêm thực tế (Ví dụ: 2, 3...).
  • Lý do: Nhập lý do cần tăng ca.

4. Đơn Công tác

  • Loại công tác: Chọn hình thức công tác từ danh sách thả xuống (Ví dụ: Onsite công ty khách...).
  • Thời gian: Chọn ngày bắt đầu (Từ ngày) và ngày kết thúc (Đến ngày).
  • Mục đích công tác: Mô tả chi tiết mục đích của chuyến chuyển dịch công tác.
  • Vị trí công tác: Tìm hoặc nhập địa điểm nơi đến công tác.

5. Đơn Điều chỉnh công

  • Loại điều chỉnh: Lựa chọn trạng thái công cần điều chỉnh bằng cách tích chọn một trong các nút: Đi trễ, Về sớm, Quên chấm công, hoặc Lỗi máy chấm công.
  • Ngày điều chỉnh: Chọn ngày xảy ra sự cố cần bổ sung/điều chỉnh dữ liệu công.
  • Ca làm việc: Chọn ca làm việc áp dụng điều chỉnh của ngày hôm đó.
  • Minh chứng: Click + Chọn hình ảnh để tải lên ảnh chụp minh chứng (Ảnh phiếu phạt, ảnh log vân tay,...) nếu có.

Hoàn tất thao tác: Sau khi điền đầy đủ dữ liệu cho loại đơn tương ứng, nhấn nút Gửi đơn để chuyển đơn lên cấp trên phê duyệt (hoặc nhấn Hủy để hủy bỏ thao tác và đóng form).

Quản lý Phân ca

Chức năng này cho phép Quản lý/HR theo dõi lịch sắp xếp ca làm việc của toàn bộ nhân sự theo từng ngày trong tháng, đồng thời thực hiện các nghiệp vụ: Khóa ca, Xóa ca và Gán ca hàng loạt cho nhân viên.

Bước 1. Theo dõi lịch phân ca và Lọc thông tin

  • Truy cập: Chọn mục Phân ca từ menu điều hướng bên trái. Giao diện hiển thị dưới dạng bảng lịch (Schedule) tổng quan của tháng.
  • Sử dụng bộ lọc:
    • Bộ lọc thời gian: Nhấn vào nút điều hướng mũi tên < và > để chuyển đổi nhanh qua lại giữa các tháng cần quản lý.
    • Thanh tìm kiếm & lọc dữ liệu: Người dùng có thể tìm nhanh nhân viên theo ô Tìm mã NV, họ tên... hoặc lọc danh sách hiển thị theo Phòng ban và Trạng thái.
  • Xuất dữ liệu: Nhấn nút Xuất Excel ở góc trên bên phải để tải file bảng phân ca chi tiết của tháng về máy tính.

Bước 2. Khóa / Mở khóa ca làm việc

Tính năng này giúp chốt dữ liệu phân ca trong một khoảng thời gian nhất định, không cho phép chỉnh sửa thêm nhằm đảm bảo tính chính xác khi tính công.

  1. Nhấn nút Khóa ca ở thanh công cụ góc trên bên phải. Form cấu hình sẽ hiển thị ở thanh Panel bên phải.
  2. Thiết lập khoảng thời gian: Chọn ngày bắt đầu (Từ ngày) và ngày kết thúc (Đến ngày).
  3. Lựa chọn phòng ban: Tích chọn các Phòng ban cần áp dụng khóa ca (Có thể nhấn chọn nhanh bằng nút Chọn tất cả hoặc Bỏ chọn).
  4. Nhấn Khóa ca để xác nhận chốt dữ liệu (hoặc nhấn nút Mở khóa nếu cần mở lại quyền chỉnh sửa cho khoảng thời gian và phòng ban tương ứng).

Bước 3. Xóa ca làm việc

Sử dụng khi muốn hủy lịch phân ca đã xếp trong một khoảng thời gian cụ thể của một hoặc nhiều nhân sự.

  1. Nhấn nút Xóa ca (nút màu đỏ) ở thanh công cụ phía trên. Form cấu hình Xóa ca làm việc sẽ xuất hiện ở Panel phải kèm cảnh báo màu đỏ.
  2. Thiết lập thông tin xóa bắt buộc (có dấu sao đỏ *):
    • Khoảng thời gian: Chọn ngày bắt đầu (Từ ngày) và ngày kết thúc (Đến ngày) cần xóa ca.
    • Phòng ban: Chọn phòng ban để lọc nhanh danh sách nhân viên phía dưới.
    • Nhân viên: Tích chọn cụ thể các nhân viên cần xóa ca làm việc.
  3. Nhấn nút Xóa ca (X NV) ở góc dưới để hoàn tất thao tác xóa dữ liệu ca đã chọn.

Bước 4. Gán ca nhanh cho nhân viên

Chức năng gán ca nhanh giúp thiết lập lịch làm việc tự động hoặc định kỳ cho nhân viên theo các quy tắc định sẵn.

  1. Nhấn nút + Gán ca ở góc trên cùng bên phải. Hệ thống hiển thị một màn hình Form Gán ca nhanh riêng biệt.
  2. Tiến hành cấu hình qua 4 bước hiển thị trên Form:
    • (1) Khoảng thời gian: Chọn khoảng ngày áp dụng xếp ca (Từ ngày $\rightarrow$ Đến ngày).
    • (2) Quy tắc gán ca: Tích chọn một trong các quy tắc xếp lịch thích hợp:
      • Tất cả các ngày: Gán ca cho mọi ngày nằm trong khoảng thời gian đã chọn.
      • Thứ nhất định: Chỉ gán ca vào các ngày thứ trong tuần được chỉ định cụ thể.
      • Cách ngày: Gán theo chu kỳ cách $N$ ngày một lần.
      • Đổi ca vào ngày thứ N: Xoay ca định kỳ giữa 2 nhóm A/B theo chu kỳ.
    • (3) Nhân viên: Chọn Phòng ban ở cột bên trái để hệ thống lọc ra danh sách nhân sự ở cột bên phải $\rightarrow$ Tiến hành tích chọn các nhân viên cần gán ca.
    • (4) Ca làm việc: Lựa chọn ca làm việc tương ứng cần gán từ danh sách hệ thống hiển thị (Ví dụ: Ca công trường, Ca văn phòng, Tăng ca...).
  3. Cấu hình đè dữ liệu (Tùy chọn): Tích chọn ô Ghi đè ca hiện có nếu muốn hệ thống xóa bỏ lịch ca cũ của những ngày trùng lặp để thay bằng ca mới thiết lập.
  4. Nhấn nút Xác nhận gán ca để hệ thống chạy xử lý tự động (hoặc nhấn Hủy để đóng form).

Quản lý Xét duyệt

Phân hệ này dành cho Cấp quản lý thực hiện kiểm tra, phê duyệt hoặc từ chối các bảng dữ liệu chốt công, bảng lương, tiền thưởng và lương sản phẩm của toàn doanh nghiệp theo từng tháng.

  • Bước 1. Lựa chọn phân hệ dữ liệu cần xem:
    Từ thanh Menu trái, chọn mục Xét duyệt. Tại màn hình chính, nhấp chọn vào tab phân hệ tương ứng muốn kiểm tra:
    • Bảng công: Theo dõi danh sách nhân sự kèm tổng số ngày công, giờ OT, ngày nghỉ có lương (Nghỉ CL) hoặc nghỉ không lương (Nghỉ KL) trong tháng.
    • Bảng lương / Bảng thưởng / Lương sản phẩm: Theo dõi danh sách nhân viên kèm chi tiết số tiền thưởng, thu nhập sau thuế, thuế TNCN hoặc tổng tiền lương sản phẩm được hệ thống ghi nhận.

  • Bước 2. Chọn thời gian & Tra cứu nhân sự:
    • Sử dụng nút điều hướng < > quanh ô mốc thời gian (Ví dụ: Tháng 6/2026) hoặc nhấn nút Tháng này để chuyển đổi nhanh sang chu kỳ cần xét duyệt.
    • Nhập tên hoặc mã nhân viên vào ô Tìm tên / mã NV... để kiểm tra nhanh số liệu của một nhân sự cụ thể.
    • Theo dõi các thẻ đếm tổng quan phía trên để nắm bắt trạng thái: Tổng NV, Chờ duyệt, Đang duyệt, Đã duyệt, Từ chối.
  • Bước 3. Thực hiện nghiệp vụ Xét duyệt:
    Nhấn vào nút Xét duyệt (nút màu xanh dương ở góc trên bên phải màn hình). Hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ Panel bên phải hiển thị danh sách các gói/kỳ bảng công, lương, thưởng tương ứng đang chờ xử lý:
    • Duyệt đơn lẻ: Nhấn nút Duyệt (màu xanh lá) ngay dưới khối thông tin của kỳ lương đó để chấp thuận số liệu.
    • Từ chối đơn lẻ: Nhấn nút Từ chối (màu đỏ) -> Hệ thống hiển thị biểu mẫu Từ chối xét duyệt -> Nhập lý do bắt buộc vào ô Lý do từ chối (bắt buộc) -> Nhấn Xác nhận từ chối.
    • Xử lý hàng loạt: Tích chọn vào ô vuông đầu mỗi kỳ bảng dữ liệu (hoặc tích chọn ô Chọn tất cả) -> Nhấn nút Duyệt hàng loạt hoặc Từ chối hàng loạt ở phía trên thanh công cụ của Panel để xử lý nhanh cùng lúc nhiều bảng dữ liệu.

Quản lý Bảng công

Chức năng này giúp Quản lý/HR theo dõi chi tiết dữ liệu chấm công thực tế của nhân viên theo từng ngày, kiểm tra tổng hợp số ngày/giờ công, ngày nghỉ, và thực hiện các nghiệp vụ xử lý dữ liệu (Cập nhật ca, Cập nhật công, Gửi duyệt) trước khi chốt lương.  

Bước 1. Xem dữ liệu công và Sử dụng bộ lọc

  • Truy cập: Chọn mục Bảng công từ menu điều hướng bên trái. Hệ thống sẽ hiển thị bảng dữ liệu công tổng hợp của toàn bộ nhân sự.
  • Sử dụng bộ lọc:
    • Bộ lọc thời gian: Người dùng có thể linh hoạt chọn xem dữ liệu Theo tháng hoặc Kỳ lương, đồng thời bấm nút mũi tên < và > để chuyển đổi qua lại giữa các tháng/kỳ lương.
    • Thanh tìm kiếm & lọc dữ liệu: Nhập thông tin tại ô Tìm mã NV, số nhân viên... để tìm nhanh nhân sự cụ thể hoặc sử dụng bộ lọc thả xuống để lọc nhanh theo Phòng ban.
  • Định nghĩa ký hiệu màu sắc: Phía trên bảng công hiển thị thanh chú thích các ký hiệu màu giúp người dùng nhận biết nhanh trạng thái công của từng ngày (Ví dụ: Có mặt, Trễ/Sớm, Nghỉ phép, Quên chấm công, Lễ, Ngày nghỉ, Tăng ca...).
  • Xuất dữ liệu: Nhấn nút Xuất Excel ở góc trên bên phải để tải bảng chấm công chi tiết về máy.

Bước 2.   Khởi tạo và Quản lý danh sách Bảng xử lý công

Tại giao diện chính, nhấn nút Xử lý công để mở danh sách các bảng tính công ở thanh Panel bên phải.  

1. Thêm mới bảng xử lý công

  • Cách 1: Thêm thủ công từng bảng: Nhấn nút + Thêm mới -> Chọn Kỳ lương và Tháng áp dụng từ danh sách thả xuống -> Nhấn Tạo bảng.
  • Cách 2: Thêm mới hàng loạt: Nhấn nút Hàng loạt -> Hệ thống hiển thị form Thêm mới hàng loạt tự động quét dữ liệu -> Nhấn Bắt đầu tạo hàng loạt để tự động tạo tất cả bảng xử lý công cho toàn bộ các kỳ lương trong khoảng thời gian hiện tại.

2. Thao tác xử lý hàng loạt trên danh sách

Tích chọn ô Chọn tất cả (hoặc chọn nhiều bảng công cụ thể cùng lúc), sau đó nhấn các nút chức năng phía trên để áp dụng đồng thời:

  • Cập nhật ca: Gán lịch ca làm việc quy chuẩn cho các nhóm đã chọn.
  • Cập nhật công: Quét log vân tay/GPS và đơn từ để tính lại ngày công tự động.
  • Gửi duyệt: Chuyển trạng thái các bảng công lên cấp trên chờ phê duyệt chốt lương.
  • Xóa: Hủy bỏ nhanh các bảng xử lý công đã chọn.

Bước 3.  Xử lý chi tiết cho từng bảng công cụ thể

Người dùng tìm đến bảng công cần xử lý trên danh sách để thực hiện từng thao tác:

  • Danh sách NV (Quản lý nhân sự trong bảng): Nhấn nút Danh sách NV để mở rộng danh sách nhân viên thuộc bảng công đó. Tại đây, bạn có thể xem trạng thái (PROCESSING), sử dụng ô tìm kiếm nhanh, tích chọn nhân sự và nhấn Lưu danh sách hoặc Bỏ chọn tất cả.
  • Cập nhật ca: Nhấn Cập nhật ca -> Thiết lập khoảng thời gian, tích chọn nhân viên, chọn Ca làm việc và tùy chọn Ghi đè ca hiện có nếu cần -> Nhấn Xác nhận.
  • Cập nhật công: Nhấn Cập nhật công -> Chọn khoảng thời gian và tích chọn nhân viên cần tính toán lại -> Nhấn Xác nhận để hệ thống tự động đồng bộ lại dữ liệu ngày công thực tế.
  • Gửi duyệt / Xóa: Nhấn Gửi duyệt để chốt dữ liệu sau khi đã kiểm tra chính xác, hoặc nhấn Xóa để hủy bỏ bảng công.

Quản lý Bảng lương

Cấp quản lý thực hiện theo dõi tổng quan quỹ lương qua các thẻ màu phía trên (Tổng lương, Lương theo công, Lương sản phẩm, Lương thưởng). Sử dụng bộ lọc thời gian, ô tra cứu hoặc chọn bộ lọc phòng ban để kiểm tra danh sách nhân sự tương ứng.

Lương theo công

Tab Lương theo công giúp hệ thống tự động tổng hợp số liệu công thực tế từ bảng công đã duyệt để tính toán lương thời gian, lương tăng ca và các khoản phụ cấp/thu nhập khác cho nhân sự.

  • Bước 1. Xem dữ liệu lương theo công:
    1. Chọn tab Lương theo công tại giao diện Bảng lương.
    2. Dùng bộ lọc mốc thời gian (Ví dụ: Tháng 6/2026) hoặc chọn bộ lọc phòng ban để theo dõi bảng chi tiết gồm các khối thông tin:
      • CÔNG: Công chuẩn, Công thực tế, Phép CL, Nghỉ lễ, Giờ tăng ca.
      • LƯƠNG: Lương cơ bản, Lương theo công, Lương tăng ca.
      • PHỤ CẤP & THU NHẬP KHÁC: Phụ cấp tiền ăn, Phụ cấp xăng xe...
  • Bước 2. Khởi tạo bảng lương theo công:
    1. Nhấn nút Tính lương (nút màu xanh dương ở góc trên bên phải) để mở Panel danh sách Lương theo công bên phải.
    2. Nhấn nút + Thêm mới -> Hệ thống hiển thị biểu mẫu Thêm bảng lương theo công.
    3. Nhập tên nhận diện vào ô Tên bảng lương (Ví dụ: Lương Văn Phòng).
    4. Lựa chọn nguồn dữ liệu công tại danh sách thả xuống Bảng công.
    5. Nhấn nút Tạo để hệ thống tiến hành tính toán và trích xuất bảng lương.

  • Bước 3. Gửi phê duyệt / Xóa bảng lương theo công:
    Tại mỗi thẻ thông tin bảng lương vừa tạo:
    • Gửi duyệt đơn lẻ: Nhấn nút Gửi duyệt ngay trên thẻ bảng lương để khóa dữ liệu và đẩy lên cấp trên xét duyệt.
    • Xóa đơn lẻ: Nhấn nút Xóa (nút màu đỏ) để hủy bỏ bảng lương.
    • Thao tác hàng loạt: Tích chọn ô vuông đầu dòng của nhiều bảng lương (hoặc tích chọn Chọn tất cả) -> Sử dụng nút công cụ Gửi duyệt hàng loạt hoặc Xóa hàng loạt ở phía trên để xử lý cùng lúc nhiều bảng.

Lương sản phẩm 

Tại tab Lương sản phẩm, hệ thống tổng hợp tổng tiền công dựa trên số lượng sản phẩm/dịch vụ hoàn thành thực tế của nhân sự.

  • Bước 1. Ghi nhận sản lượng thủ công:
    1. Từ màn hình chính, nhấn nút Ghi nhận sản lượng -> Panel phải mở ra hiển thị nhật ký. Nhấn tiếp nút + Ghi nhận mới.
    2. Tại biểu mẫu, tiến hành chọn Phòng ban *, Nhân viên *, Sản phẩm & dịch vụ *, và Đối tượng *.
    3. Lựa chọn loại ghi nhận: Tích chọn Số lượng (nhập số lượng cụ thể vào ô trống) hoặc Doanh thu.
    4. Cài đặt ô lịch Ngày ghi nhận *, điền Ghi chú (nếu có) và nhấn nút Ghi nhận để lưu dữ liệu.

  • Bước 2. Nhập sản lượng hàng loạt từ Excel:
    1. Tại Panel nhật ký ghi nhận, nhấn nút Import Excel.
    2. Tại cửa sổ Import gồm 4 bước quy chuẩn, nhấn Choose file để tải file Excel số liệu lên hệ thống. Thực hiện tuần tự các bước: (1) Tải file -> (2) Mapping cột -> (3) Xem trước -> (4) Kết quả để hoàn tất tải sản lượng hàng loạt.

  • Bước 3. Duyệt / Hủy duyệt sản lượng đã ghi nhận:
    • Hủy duyệt hàng loạt: Tại Panel danh sách Ghi nhận sản lượng, tích chọn vào ô vuông đầu dòng của các bản ghi cần xử lý (hoặc tích chọn ô Chọn tất cả) ->Nhấn nút Hủy duyệt (X) (nút màu đỏ hiển thị số lượng bản ghi đã chọn) ở phía trên để hoàn tác xử lý hàng loạt dữ liệu sản lượng.
    • Hủy duyệt đơn lẻ: Click trực tiếp vào dòng ghi nhận của nhân viên để mở Panel màn hình Chi tiết ghi nhận. Tại đây, kiểm tra lại thông tin và Lịch sử duyệt, sau đó nhấn nút Hủy duyệt ở dưới cùng để thu hồi riêng lẻ bản ghi đó.

  • Bước 4. Tính lương sản phẩm:
    • Nhấn chọn nút Tính lương để mở Panel quản lý danh sách bảng lương sản phẩm -nhấn nút Gửi duyệt để khóa dữ liệu và chuyển tiếp lên cấp trên phê duyệt, hoặc nhấn nút Xóa để hủy bảng công lương này. Người dùng có thể tích chọn nhiều bảng để áp dụng công cụ Xóa hàng loạt hoặc Gửi duyệt hàng loạt ở phía trên.

    • Nhấn nút + Thêm mới ->Hệ thống mở form Thêm mới bảng lương sản phẩm. Nhập thông tin vào ô Tên bảng lương, chọn chu kỳ tại mục Kỳ lương và nhấn nút Tạo bảng lương để chốt số liệu.

    • Nhấn nút Hàng loạt ở phía trên -> Hệ thống mở form Thêm hàng loạt lương sản phẩm. Tiến hành chọn Kỳ lương, nhập cấu trúc tại ô Tiền tố tên (tùy chọn) (Ví dụ: Lương SP) và nhấn nút Chạy hàng loạt để hệ thống tự động thiết lập bảng lương theo công thức <tiền tố> <tháng>/<năm> cho tất cả các bộ phận.


Lương thưởng

Tại tab Lương thưởng, hệ thống quản lý chi tiết dữ liệu tiền thưởng định kỳ hoặc các khoản thưởng phát sinh của nhân viên. Cấp quản lý có thể xem bảng tổng hợp thông tin bao gồm: Mã NV, Họ và tên, Phòng ban, Số tiền thưởng, TN sau thuế, Thuế TNCN và Ngày tạo.

  • Bước 1. Từ màn hình chính của tab Lương thưởng, nhấn chọn nút Tính thưởng để hệ thống mở cửa sổ Panel danh sách quản lý bảng thưởng bên phải. Tại thẻ thông tin của bảng thưởng, người dùng theo dõi trạng thái (Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối) và thực hiện các thao tác:
    • Nhấn nút Gửi duyệt để khóa dữ liệu đợt thưởng và đẩy lên cấp trên phê duyệt.
    • Nhấn nút Xóa (nút màu đỏ) để hủy bỏ hoàn toàn bảng thưởng đã lập.
    • Có thể tích chọn vào các ô vuông đầu dòng của nhiều bảng thưởng (hoặc tích chọn Chọn tất cả) -> Nhấn nút công cụ Gửi duyệt hàng loạt hoặc Xóa hàng loạt phía trên để xử lý nhanh cùng lúc.

  • Bước 2. Khởi tạo bảng thưởng hàng loạt:
    1. Tại cửa sổ Panel, nhấn chọn nút Hàng loạt ở phía trên.
    2. Tại biểu mẫu Thêm hàng loạt bảng thưởng, lựa chọn Kỳ lương và Loại thưởng từ danh sách thả xuống.
    3. Cài đặt mốc lịch tại ô Ngày dự kiến chi và tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều Phòng ban được áp dụng đợt tính thưởng này.
    4. Nhập tên tiền tố mẫu tại ô Tiền tố tên (tùy chọn). Hệ thống sẽ tự động quét lập bảng thưởng theo cú pháp <tiền tố> <tháng>/<năm>.
    5. Nhấn nút Chạy hàng loạt ở góc dưới.

  • Bước 3. Khởi tạo bảng thưởng đơn lẻ:
    1. Tại cửa sổ Panel, nhấn chọn nút + Thêm mới.
    2. Điền thông tin vào ô Tên bảng thưởng, lựa chọn Kỳ lương, Loại thưởng, thiết lập Ngày dự kiến chi và tích chọn cụ thể các Phòng ban áp dụng.
    3. Nhấn nút Tạo bảng thưởng.


Import dữ liệu chấm công

Phân hệ này cho phép Cấp quản lý/HR theo dõi, tra cứu nhật ký chấm công (Giờ vào ra) và ghi nhận/xuất nhập dữ liệu hoàn thành công việc (Sản lượng) của toàn bộ nhân sự.

Quản lý Dữ liệu Giờ vào ra

Tab Giờ vào ra lưu trữ toàn bộ lịch sử quẹt thẻ/chấm công máy hoặc ứng dụng di động của nhân viên.

  • Bước 1. Tra cứu & Lọc dữ liệu:
    • Từ Menu trái, chọn mục Dữ liệu -> chọn tab Giờ vào ra.
    • Lọc thời gian: Tích chọn chế độ Theo tháng (chuyển đổi tháng qua nút < >) hoặc Kỳ lương (chọn ngày bắt đầu chu kỳ và chuyển đổi kỳ công qua nút < >). Nhấn nút Tháng này hoặc Kỳ này để quay về thời gian hiện tại.
    • Tìm kiếm: Nhập từ khóa bất kỳ vào ô Tìm kiếm trên tất cả cột... để tra cứu nhanh theo Mã HT, Mã CC, Mã NV hoặc Họ tên.
  • Bước 2. Xuất/Cập nhật dữ liệu:
    • Nhấn nút Làm mới ở góc trên bên phải để đồng bộ lại dữ liệu chấm công mới nhất từ máy chấm công.
    • Nhấn nút Export để tải bảng lịch sử giờ vào ra về máy dưới dạng file Excel.

Quản lý Dữ liệu Sản lượng

Tab Sản lượng dùng để ghi nhận, theo dõi và tổng hợp số lượng sản phẩm/dịch vụ hoàn thành của từng nhân viên làm căn cứ tính lương sản phẩm.

  • Bước 1. Tra cứu & Lọc dữ liệu sản lượng:
    • Chọn tab Sản lượng tại phân hệ Dữ liệu.
    • Lọc thời gian: Tích chọn xem Theo tháng hoặc Kỳ lương tương tự như tab Giờ vào ra.
    • Lọc chi tiết: Sử dụng các bộ lọc phía trên để thu hẹp danh sách theo: Nhóm SP&DV, Sản phẩm & DV, Nhóm đối tượng, Đối tượng, Công đoạn, Loại, Trạng thái.
    • Thống kê: Theo dõi số lượng bản ghi tổng hợp và tổng giá trị tiền ghi nhận ở góc phải danh sách.

  • Bước 2. Ghi nhận sản lượng thủ công (Thêm mới):
    1. Nhấn nút + Thêm mới (nút màu xanh dương) ở góc trên bên phải -> Panel Ghi nhận mới mở ra bên phải.
    2. Chọn thông tin bắt buộc: Phòng ban *, Nhân viên *, Sản phẩm & dịch vụ *, và Đối tượng *.
    3. Loại ghi nhận: Tích chọn Số lượng (nhập giá trị vào ô Số lượng *) hoặc Doanh thu.
    4. Cài đặt ô lịch Ngày ghi nhận * và điền nội dung Ghi chú (nếu có).
    5. Nhấn nút Ghi nhận để lưu dữ liệu.

  • Bước 3. Import dữ liệu sản lượng hàng loạt từ Excel:
    1. Nhấn nút Import ở góc trên bên phải -> Cửa sổ Import Excel — Ghi nhận sản lượng hiển thị.
    2. Nhấn nút Choose File để tải file Excel dữ liệu từ máy tính lên hệ thống.
    3. Thực hiện tuần tự 4 bước theo trình hướng dẫn: (1) Tải file -> (2) Mapping cột -> (3) Xem trước -> (4) Kết quả để hoàn tất ghi nhận hàng loạt.

  • Bước 4. Xuất dữ liệu sản lượng:
    • Nhấn nút Export để trích xuất toàn bộ bảng dữ liệu sản lượng đang hiển thị ra file Excel phục vụ lưu trữ hoặc kiểm tra.

Quản lý nghiệp vụ

Phân hệ này cho phép Cấp quản lý/HR quản lý tập trung công tác kê khai bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và tiền thưởng theo từng chu kỳ lương.

Quản lý Bảng kê BHXH

Tab Bảng kê BHXH dùng để lập và quản lý các danh sách trích đóng bảo hiểm xã hội của nhân viên trong tháng.

  • Bước 1. Tra cứu & Lọc bảng kê:
    • Từ Menu trái, chọn mục Nghiệp vụ -> chọn tab Bảng kê BHXH.
    • Dùng nút điều hướng < > tại ô mốc thời gian (Ví dụ: Tháng 6/2026) hoặc nhấn nút Tháng này để xem dữ liệu theo chu kỳ.
    • Nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm... để tra cứu nhanh bảng kê.

  • Bước 2. Tạo mới bảng kê BHXH:
    1. Nhấn nút + Thêm mới (nút màu xanh dương ở góc trên bên phải) -> Biểu mẫu Tạo bảng kê BHXH mở ra.
    2. Nhập thông tin vào ô TÊN BẢNG KÊ (Ví dụ: Bảng kê BHXH T6/2026).
    3. Lựa chọn nguồn dữ liệu tại danh sách thả xuống BẢNG LƯƠNG.
    4. Nhấn nút Tạo mới để hệ thống tự động tổng hợp số liệu trích đóng.
  • Bước 3. Xem danh sách & Trích xuất dữ liệu:
    • Nhấn nút Bảng kê để mở Panel danh sách xem nhanh các bảng kê BHXH đã khởi tạo trong tháng.
    • Nhấn nút Export Excel ở góc trên bên phải để xuất bảng kê ra file Excel phục vụ cho công tác nộp báo cáo bảo hiểm.

Quản lý Bảng kê TNCN

Tab Bảng kê TNCN dùng để theo dõi tổng hợp các khoản thu nhập chịu thuế, số tiền giảm trừ gia cảnh, thu nhập tính thuế và số thuế TNCN phải trích nộp của nhân viên.

  • Bước 1. Tra cứu & Xem bảng kê:
    • Nhấp chọn tab Bảng kê TNCN tại màn hình Nghiệp vụ.
    • Lựa chọn thời gian xem qua nút < > hoặc nhấn Tháng này.
    • Sử dụng ô Tìm kiếm... để kiểm tra nhanh nghĩa vụ thuế theo Mã NV hoặc Họ tên nhân sự.
  • Bước 2. Trích xuất báo cáo:
    • Nhấn nút Export Excel ở góc trên bên phải màn hình để tải toàn bộ bảng kê chi tiết thuế TNCN của nhân sự trong kỳ về máy tính.

Quản lý Bảng thưởng

Tab Bảng thưởng tổng hợp và quản lý danh sách các đợt chi trả tiền thưởng cho nhân viên theo từng chu kỳ lương.

  • Bước 1. Tra cứu đợt thưởng:
    • Nhấp chọn tab Bảng thưởng tại màn hình Nghiệp vụ.
    • Sử dụng bộ lọc thời gian hoặc ô Tìm kiếm... để tra cứu thông tin theo Tên đợt thưởng, Kỳ lương, và theo dõi Trạng thái phê duyệt của đợt thưởng.
  • Bước 2. Trích xuất dữ liệu:
    • Nhấn nút Export Excel ở góc trên bên phải màn hình để tải báo cáo danh sách đợt thưởng phục vụ công tác kế toán và kiểm toán.