Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ nhân sự

Thiết lập hệ thống

Bao gồm các danh mục và cấu hình cần thiết để hệ thống hoạt động.

- Tạo tài khoản

Bước 1. Thêm mới tài khoản nhân viên

Danh bạ
Tài khoản
Thêm mới tài khoản

Bước 2. Nhập thông tin chung

Thông tin bắt buộc:

Họ và tên*
Số điện thoại*

Bước 3. Tạo tên đăng nhập

Bước 4. Gán phòng ban được quản lý bởi tài khoản

Nếu tài khoản không quản lý phòng ban nào thì bỏ qua bước này => chọn Hủy
Nếu có gán phòng ban cho tài khoản quản lý => chọn Hoàn tất

- Tạo phòng ban

- Tạo chức vụ

- Tạo chức danh

Bước 1:
- Tại màn hình danh sách Chức danh, nhấn nút [Thêm mới].
- Hệ thống hiển thị cửa sổ nhập thông tin.
Bước 2: Nhập các thông tin sau:
- Tên Chức danh *.
- Mô tả.
Bước 3:
Nhấn nút [Lưu lại].
Sau khi thấy dữ liệu tạo mới trong danh sách & hệ thống hiển thị thông báo: “Tạo mới Chức danh thành công.” → Hoàn thành.

- Tạo bằng cấp chứng chỉ

B1: Truy cập: Tại thanh menu bên trái, chọn Thiết lập nhân sự -> Chọn Quản lý bằng cấp.
B2: Tạo mới: Nhấn nút Thêm mới (+) màu xanh ở góc trên bên phải màn hình.
B3: Nhập thông tin: 
- Tên loại bằng cấp/chứng nhận (*): Nhập tên (Ví dụ: Cử nhân, Thạc sĩ...). Đây là trường bắt buộc.
- Mô tả: Nhập thông tin chi tiết thêm (nếu cần).
B4: Hoàn tất: Nhấn nút Lưu lại để thêm vào danh sách.

- Tạo kỳ tính lương

Hồ sơ nhân sự

Người dùng thêm mới thông tin nhân viên và cập nhật các thông tin liên quan đến nhân viên

- Thêm mới nhân viên

Bước 1: Truy cập: Tại menu HRM, chọn Thông tin nhân viên -> Nhấn nút + Thêm mới (màu xanh, góc trên bên phải).
Bước 2: Điền thông tin: Tại form nhập liệu, điền đầy đủ thông tin. Lưu ý các trường bắt buộc có dấu sao đỏ (*):
- Họ và tên (*).
- Mã nội bộ (*) (Hoặc tích vào ô Tự động tạo mã nội bộ).
- Số điện thoại (*).
Bước 3: Bổ sung chi tiết: Nhập thêm các thông tin về Căn cước công dân, Tài khoản ngân hàng và Địa chỉ/Vị trí định vị (nếu có).
Bước 4: Hoàn tất: Nhấn nút Lưu lại ở góc dưới cùng bên phải để tạo hồ sơ.

- Cập nhật quá trình công tác

Chọn nhân viên: Truy cập HRM -> Thông tin nhân viên -> Nhấn vào tên nhân viên cần cập nhật (Ví dụ: Nguyễn Hữu Hiệp).
Vào tab chức năng: Tại thanh menu ngang trên cùng, chọn tab Quá trình công tác.
Chỉnh sửa: Tại mục muốn thay đổi (Chi nhánh, Phòng ban, Chức vụ, Chức danh, Hợp đồng), nhấn vào biểu tượng Cây bút chì (góc phải của từng mục).
Cập nhật thông tin:
- Nhấn + Thêm dòng mới.
- Chọn đơn vị mới và chọn Thời gian công tác (Từ ngày... đến ngày...).
- Nhấn nút Lưu lại để hoàn tất.

Lưu ý: Hệ thống sẽ lưu lại lịch sử thay đổi để bạn có thể theo dõi quá trình luân chuyển của nhân viên theo thời gian.

- Địa điểm chấm công

Mục đích: Cài đặt các địa điểm cho phép nhân viên thực hiện chấm công (thường dùng cho chấm công GPS) và bán kính cho phép.

Bước 1: Vào chi tiết hồ sơ nhân viên -> chọn tab Địa điểm chấm công.

Bước 2: Nhấn biểu tượng Bút chì (góc phải) để mở giao diện chỉnh sửa.

Bước 3: Thêm địa điểm

Nhấn + Thêm dòng mới.
Địa điểm chấm công: Chọn địa điểm từ danh sách.
Khoảng cách chấm công (mét): Nhập bán kính cho phép chấm công tính từ tâm địa điểm.
Thời gian: Chọn ngày bắt đầu (Từ ngày) và ngày kết thúc (Đến ngày) áp dụng cấu hình này.

Bước 4: Xóa địa điểm: Nhấn biểu tượng thùng rác ở đầu dòng nếu muốn gỡ bỏ địa điểm.

Bước 5: Nhấn Lưu lại để ghi nhận thay đổi.

- Cập nhật thông tin phép

Vào tab chức năng: Tại hồ sơ nhân viên, chọn tab Nghỉ phép.
Thao tác: Kéo xuống mục "Chi tiết tăng phép" và nhấn vào dòng + Thêm dòng mới.
Nhập dữ liệu:
- Chọn Loại ngày nghỉ (Ví dụ: Nghỉ lễ, Nghỉ phép có lương...).
- Nhập số lượng ngày vào cột Phép tồn hoặc Phép năm hiện tại.
- Nhập Lý do điều chỉnh (Ví dụ: Tạo mới phép, Xóa phép...).
Lưu: Nhấn nút Lưu lại ở góc dưới bên phải để hệ thống cập nhật số tổng.

Lưu ý: Nếu muốn cắt giảm bớt phép (ví dụ trường hợp "Xóa phép" trong hình), bạn nhập số âm (ví dụ: -1) vào cột số lượng.

- Thông tin gia đình

Mục đích: Lưu trữ thông tin về người thân của nhân viên và đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh cho thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

Bước 1: Truy cập chức năng

Tại màn hình chi tiết nhân viên, chọn tab Thông tin gia đình trên thanh menu.
Màn hình sẽ hiển thị tổng số người phụ thuộc và danh sách chi tiết (nếu có).

Bước 2: Nhấn biểu tượng Bút chì (góc phải màn hình) để bắt đầu cập nhật thông tin.

Bước 3: Thêm thành viên gia đình

Nhấn vào dòng chữ + Thêm dòng mới ở phía dưới danh sách.
Hệ thống hiển thị dòng nhập liệu mới. Tiến hành điền các thông tin:
- Giảm trừ người phụ thuộc: Gạt nút sang trạng thái Bật nếu người này được đăng ký giảm trừ gia cảnh.
- Họ và tên (*): Nhập tên người thân (Bắt buộc).
- Quan hệ (*): Chọn mối quan hệ từ danh sách (Bố, Mẹ, Vợ/Chồng, Con...) (Bắt buộc).
- Các thông tin khác: Ngày sinh, Mã số thuế, Số CCCD, Địa chỉ.

Bước 4: Lưu lại

Nhấn nút Lưu lại để hoàn tất.
Để xóa một dòng, nhấn biểu tượng thùng rác ở đầu dòng tương ứng.

- Bằng cấp

Mục đích: Lưu trữ thông tin về trình độ học vấn và các chứng chỉ chuyên môn của nhân viên.

Bước 1: Tại hồ sơ nhân viên, chọn tab Bằng cấp.

Bước 2: Nhấn biểu tượng Bút chì để sửa, sau đó nhấn + Thêm dòng mới.

Bước 3: Nhập thông tin chi tiết

Loại bằng cấp (*): Chọn loại văn bằng (Đại học, Cao đẳng, Chứng chỉ nghề...). Đây là trường bắt buộc.
Chuyên ngành: Nhập tên chuyên ngành đào tạo.
Nơi cấp & Ngày tháng: Nhập tên trường/tổ chức cấp, ngày nhận bằng và ngày hết hạn (nếu có).
Ghi chú: Nhập thêm thông tin bổ sung nếu cần.

Bước 4: Nhấn nút Lưu lại để ghi nhận thông tin.

- Cập nhật file nhân viên

Mục đích: Lưu trữ các tài liệu số hóa liên quan đến nhân viên (như bản scan hợp đồng, CV, sơ yếu lý lịch, giấy tờ tùy thân...) ngay trên hệ thống để dễ dàng tra cứu.

Bước 1: Tại màn hình chi tiết nhân viên, chọn tab File nhân viên trên thanh menu.

Bước 2: Nhấn biểu tượng Bút chì (góc phải màn hình) để bắt đầu thêm hoặc sửa xóa thư mục.

Bước 3: Tạo thư mục lưu trữ

Nhấn vào dòng chữ + Thêm thư mục mới ở giữa màn hình.
Hệ thống hiển thị dòng nhập liệu mới. Tại ô Tên thư mục, nhập tên thư mục muốn tạo (Ví dụ: Hợp đồng lao động, Giấy tờ tùy thân...).

Bước 4: Lưu lại

Nhấn nút Lưu lại ở góc dưới bên phải để hoàn tất việc tạo cấu trúc thư mục.
Nếu muốn xóa thư mục, nhấn biểu tượng thùng rác ở đầu dòng tương ứng trước khi lưu.

- Bảo hiểm

Mục đích: Cấu hình tỷ lệ trích nộp các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN...) và kinh phí công đoàn dành riêng cho nhân viên này nếu có chế độ đặc biệt (khác với thiết lập mặc định của hệ thống).

Bước 1: Truy cập chức năng

Tại hồ sơ nhân viên, chọn tab Bảo hiểm trên thanh menu.
Màn hình hiển thị các tỷ lệ hiện tại của Người sử dụng lao động và Người lao động (mặc định thường là 0% nếu chưa cấu hình).

Bước 2: Nhấn biểu tượng Bút chì (góc phải màn hình) để mở khóa các ô nhập liệu.

Bước 3: Nhập tỷ lệ đóng

Bật nút Tỷ lệ đặc biệt (gạt sang phải) nếu muốn áp dụng mức riêng.
Nhập phần trăm (%) đóng vào các ô tương ứng cho hai cột Người sử dụng lao động (Công ty đóng) và Người lao động (Nhân viên đóng):
- Bảo hiểm xã hội.
- Bảo hiểm y tế.
- Bảo hiểm tai nạn.
- Đoàn phí.

Bước 4: Lưu lại

Nhấn nút Lưu lại màu xanh để hệ thống ghi nhận tỷ lệ tính lương mới cho nhân viên này.
Nhấn Hủy nếu muốn bỏ qua thay đổi.

- Nhân viên cấp dưới

Mục đích: Tài khoản quản lý trực tiếp nhân viên cấp dưới được gán vào.

Bước 1: Vào chi tiết hồ sơ nhân viên -> chọn tab Nhân viên cấp dưới.

Bước 2: Nhấn biểu tượng Bút chì (góc phải) để mở giao diện chỉnh sửa danh sách.

Bước 3: Thêm nhân viên cấp dưới:

Nhấn vào dòng chữ + Thêm dòng mới ở phía dưới danh sách.
Tại dòng mới xuất hiện, bấm vào ô Chọn Nhân viên và chọn tên nhân viên cần gán từ danh sách xổ xuống.
Hệ thống sẽ tự động hiển thị các thông tin: Mã nhân viên, Phòng ban, Chức vụ tương ứng.

Bước 4: Nhấn biểu tượng thùng rác ở đầu dòng của nhân viên muốn loại bỏ khỏi danh sách quản lý.

Bước 5: Nhấn nút Lưu lại màu xanh để ghi nhận danh sách mới.

Xử lý công

Bao gồm các chức năng tạo ca làm việc, các loại ngày nghỉ, phân ca làm việc, tạo bảng chấm công

- Tạo ca làm việc

- Tạo ngày nghỉ

- Phân bổ ca làm việc

Tại menu bên trái, chọn module HRM.
Chọn mục Phân bổ ca.
Màn hình sẽ hiển thị danh sách các phòng ban và lịch phân ca hiện tại.

Cách 1: Gán nhân viên thủ công (Sử dụng biểu tượng Cây bút)

Dùng khi cần điều chỉnh nhỏ, thêm từng nhân viên vào từng ngày cụ thể.

Vào chế độ chỉnh sửa:
- Tại khu vực tên phòng ban, nhấn vào biểu tượng cây bút (✏️) ở góc phải của dòng tiêu đề phòng ban đó.
- Giao diện sẽ chuyển sang trạng thái cho phép chỉnh sửa.
Gán nhân viên:
- Tìm đến đúng Ca làm việc và cột Ngày bạn muốn gán.
- Nhấn vào nút + Nhân viên (màu xanh dương) trong ô tương ứng.
- Chọn tên nhân viên cần gán vào ca đó và nhấn nút Thêm → Xác nhận.
- Chọn tên nhân viên cần xóa ở ca đó và nhấn nút Xóa → Xác nhận.
Lưu thao tác:
- Sau khi đã thêm xong nhân viên vào các ô mong muốn, nhấn nút Lưu lại ở góc dưới cùng bên phải màn hình để hệ thống ghi nhận thay đổi.

Cách 2: Gán ca làm việc hàng loạt (Sử dụng nút "Thêm")

Dùng khi cần phân ca cho nhiều nhân viên cùng lúc trong một khoảng thời gian dài.

Mở chức năng thêm:
- Nhấn nút + Thêm màu xanh ở góc trên bên phải màn hình.
- Hộp thoại "Thêm" sẽ xuất hiện.
Nhập thông tin phân bổ:
- Ca làm việc: Chọn ca cần gán (VD: Ca văn phòng).
- Phòng ban: Chọn phòng ban áp dụng.
- Nhân viên: Chọn nhân viên của phòng ban áp dụng.
- Thời gian áp dụng: Chọn khoảng thời gian (Từ ngày - Đến ngày).
Hoàn tất: Tại hộp thoại chính, nhấn Áp dụng để hệ thống phân bổ hàng loạt.

Cách 3: Sao chép lịch phân ca (Sử dụng nút "Sao chép")

Dùng để copy lịch làm việc của tuần/tháng cũ sang thời gian mới nhanh chóng.

Mở chức năng sao chép:
- Nhấn nút Sao chép ở góc trên bên phải màn hình (cạnh nút Thêm).
Cấu hình sao chép:
- Thời gian sao chép: Chọn ngày hoặc khoảng thời gian gốc đã có dữ liệu chuẩn để copy.
- Thời gian áp dụng: Chọn khoảng thời gian tương lai bạn muốn dán dữ liệu vào.
- Đối tượng sao chép: Chọn phòng ban hoặc nhóm nhân viên cần áp dụng.
Hoàn tất:
- Nhấn Áp dụng. Hệ thống sẽ tự động nhân bản lịch làm việc sang khoảng thời gian mới mà không cần thao tác lại từ đầu.

- Tạo bảng chấm công

- Bảng chấm công (mới)

Menu HRM -> Xử lý công (mới).
Nhấn (+ Thêm mới) -> Chọn Kỳ/Tháng lương -> OK.
Tại tab Bảng gán ca, thêm nhân viên và cập nhật phân bổ ca.
Nhấn nút Xử lý công. Hệ thống sẽ tính toán và hiển thị sang tab Bảng chấm công với lưới ký hiệu trạng thái (X, P, VR, V, OT...).
Kiểm tra dữ liệu, sau đó nhấn Gửi duyệt -> Gửi để khóa bảng công.

- Xét duyệt bảng chấm công

Tính lương

Bao gồm các chức năng tạo phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác, tạo bảng lương, tạo bảng thưởng

- Tạo các khoản phụ cấp, trợ cấp và thu nhập khác

- Tạo loại lương thưởng

Bước 1: Truy cập Tại menu trái, chọn Thiết lập lương -> Loại lương thưởng -> Nhấn nút Thêm mới.

Bước 2: Chọn Mức thưởng (3 Trường hợp) Nhập tên lương thưởng, sau đó chọn 1 trong 3 tùy chọn sau:

TH1: Lương trung bình

Hệ thống sẽ tính dựa trên trung bình lương.
Bạn cần chọn khoảng thời gian: Từ tháng... Đến tháng...

TH2: Lương tháng

Hệ thống sẽ tính dựa trên lương của một tháng cụ thể.
Bạn cần chọn: Tháng áp dụng.

TH3: Số tiền cụ thể

Thưởng một khoản tiền cố định.
Bạn cần nhập: Số tiền (VNĐ).

Bước 3: Điền các thông tin còn lại

Thuế: Bật/Tắt tính thuế TNCN và nhập tỷ lệ (%).
Hợp đồng: Bật lọc theo hợp đồng (nếu cần).
Thâm niên: Cài đặt tỷ lệ thưởng (%) theo số tháng làm việc ở bảng dưới cùng.

Bước 4: Hoàn tất Nhấn nút Lưu lại.

- Tạo bảng lương thưởng

Bước 1: Truy cập: Tại thanh menu bên trái, chọn HRM -> Chọn Bảng lương thưởng -> Nhấn nút + Thêm mới (góc phải màn hình).
Bước 2: Điền thông tin: Tại cửa sổ vừa hiện ra, nhập các thông tin bắt buộc (*):
- Loại lương thưởng: Chọn loại thưởng đã thiết lập.
- Tên bảng lương thưởng: Đặt tên cụ thể cho đợt thưởng này.
- Kỳ tính lương: Chọn kỳ lương tương ứng.
- Phòng ban: Chọn các phòng ban được áp dụng.
- Ngày dự kiến thanh toán (nếu có).
Bước 3: Hoàn tất: Nhấn nút OK để tạo bảng.

- Tạo bảng lương

Bước 1: Tạo mới: Tại menu Tính lương, nhấn nút + Thêm mới (góc phải màn hình).
Bước 2: Thiết lập: Nhập Tên bảng lương và chọn Bảng công đính kèm tương ứng -> Nhấn OK.
Bước 3: Kiểm tra & Duyệt:
- Hệ thống sẽ tự động tính toán số liệu (Lương Gross, Bảo hiểm, Thuế...).
- Kiểm tra lại dữ liệu, sau đó nhấn nút Gửi duyệt (màu xanh) để hoàn tất.

﻿﻿​﻿ Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ nhân sự